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想要规避发票风险?审核发票的这三个环节可不能省!

发票是财务收支的法定凭证,是会计核算的原始依据,也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。企业应建立全流程的发票审核机制,促进发票各环节、各岗位各负其责,以提高工作效率,防控取得发票产生的风险。

审核发票分为取得发票的环节、复核和传递发票的环节和报销核算的环节。三个环节工作职责可以划分如下:

一、取得发票

取得发票环节的人员应当对取得发票形式上的合规要素进行审核,包括发票字迹是否清晰可辨认,受票单位名称和纳税人识别号(或统一社会信用代码)是否正确,销售商品或服务的品名是否填写规范和与实际交易情况一致,是否加盖发票专用章,发票专用章的企业名称、纳税人识别号与开票方基本信息是否一致等事项。对于存在问题的发票,应当要求开票方换开。

二、复核和传递发票

复核和传递发票的环节人员在制作报销单证时,应当核实发票的数量、金额、内容与报销单证是否一致,有无伪造、变造痕迹,纸质的报销单证和电子的报销单证是否一致,拟报销的发票是否符合企业的报销制度和经过适当权限人员的审批,资金的支付方式是否符合企业的财务制度。如果发现存在瑕疵,应要求取得发票的人员换开发票或不予报销。

三、报销核算

报销核算环节人员需要审核发票是否属于报销范围,是否符合企业所得税前扣除成本费用的条件;对于取得的发票属于增值税抵扣凭证的,还需要查询抵扣凭证信息与电子底账信息是否一致,并判断发票记载的交易内容是否属于不得抵扣进项税额的情形。如果报销凭证是电子发票,还需要查询是否存在重复报销。

对于大企业来说,其内部各成本中心、利润中心、分支机构数量众多,所采购的商品和服务业务复杂,费用高,人员多,管理复杂,因此对取得的发票更应设立严格的审核流程,以确保取得发票的合规性,规避发票使用风险。

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